Chắc hẳn bạn đã biết, nội quy văn phòng làm việc sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, tính kỷ luật của tổ chức, công ty và doanh nghiệp. Để đáp ứng phần lớn nhu cầu đó của doanh nghiệp hiện nay, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn cách xây dựng một nội quy văn phòng khoa học và hiệu quả nhất!
Mục Lục
Lý do nên xây dựng nội quy văn phòng?
Nội quy văn phòng có thể hiểu đơn giản là những quy định chung, được ban hành dưới dạng văn bản nhằm thống nhất hành vi ứng xử tại văn phòng làm việc. Xây dựng nội quy chính là công việc quan trọng để giúp nâng cao hiệu suất làm việc, thể hiện sự chuyên nghiệp cùng với văn hóa nội bộ trong doanh nghiệp.
Nếu một doanh nghiệp không tạo nên được nội quy cụ thể thì sẽ không tạo nên được văn hóa làm việc nơi công sở. Từ đó mọi người người ai làm việc mình, tự do đi muộn về sớm hay nghỉ làm không lý do… Những điều này sẽ không tạo nên tính chuyên nghiệp cho một doanh nghiệp, một tổ chức.
Chưa kể đến việc thiếu đi nội quy văn phòng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất cùng chất lượng công việc. Bởi các nhân viên hầu hết sẽ dành thời gian làm việc cá nhân, những công việc riêng không mang tính chất tập thể.
Xây dựng được nội quy văn phòng hoàn chỉnh thì doanh nghiệp có thể thống nhất được hành vi và cách ứng xử và tránh tối đa những xung đột cả về văn hóa và lợi ích công ty. Mỗi một hành vi của nhân viên đều thể hiện nét văn hóa chung của doanh nghiệp. Do vậy, các nhân viên chấp hành nội quy một cách tự giác và nghiêm chỉnh vô hình chung sẽ tạo thiện cảm với khách hàng, quý đối tác.
Những bước tạo dựng nội quy văn phòng hiệu quả
Nội quy phòng làm việc theo hướng khoa học phải tạo được sự đồng thuận chung và khuyến khích nhân viên thực hiện và cảm thấy hài lòng. Tốt nhất là các quy tắc nên được phát triển theo ba giai đoạn sau:
Bước 1: Xây dựng điều khoản trách nhiệm cho nhân viên
Trách nhiệm của nhân viên thường sẽ bao gồm một số yêu cầu về giờ làm việc, phong tục tập quán, văn hóa ứng xử, quy tắc an toàn lao động, trách nhiệm quản lý tài sản chung:
– Về thời giờ làm việc: Nhân viên phải đi làm đúng giờ. Chẳng hạn giờ làm việc 8h – kết thúc lúc 17h30; Làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, nghỉ trưa 1h30 phút,….
– Về tác phong, văn hóa ứng xử: Nhân viên không được làm việc riêng trong giờ làm việc, đáp ứng yêu cầu về đồng phục, có thái độ trung thực cùng tinh thần làm việc có trách nhiệm, v.v.
– Về nội quy an toàn lao động: Không hút thuốc lá, rượu bia và cờ bạc trong văn phòng công ty. Tuân thủ các yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy và nghỉ làm trong giờ làm việc sẽ cần có sự phối hợp của người sử dụng lao động hoặc người giám sát hoặc người quản lý.
– Về trách nhiệm quản lý tài sản chung: Nâng cao ý thức trông coi, bảo quản tài sản chung, nội quy mượn, trả và chuyển nhượng tài sản,….
Bước 2: Xây dựng các điều khoản trừng phạt
Chính sách office chính là các quy tắc bằng văn bản chỉ áp dụng trong nội bộ. Tuy nhiên những quy định về hình phạt sẽ rất cần thiết để sửa chữa các vi phạm và giảm thiểu các vi phạm của nhân viên trong tương lai. Các biện pháp trừng phạt có thể bao gồm trong nội quy văn phòng như:
– Khiển trách, bị nhắc nhở khi vi phạm lần đầu.
– Khiển trách công khai trong trường hợp vi phạm nhiều lần.
– Các mức độ chặt chẽ hơn là hình thức giảm thưởng, trừ lương, v.v.
– Ở mức độ nghiêm trọng nhất nếu nhân viên không tiếp thu, tái phạm nhiều lần thì có thể áp dụng biện pháp buộc thôi việc.
Bước 3: Tạo điều khoản thưởng
Nội quy văn phòng sẽ không được coi là hoàn chỉnh nếu không có tiền thưởng nếu cá nhân hoặc nhóm khi hoàn thành tốt công việc.
– Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng chuyên cần, phúc lợi,…. Đúng quy định
– Công ty tạo điều kiện thuận lợi cả về công cụ dụng cụ và giờ giấc làm việc.
– Có thưởng cho các ngày lễ, kỷ niệm, sinh nhật, v.v.
– Quy tắc thăng tiến rõ ràng nếu nhân viên đạt đủ hiệu quả và thời gian cam kết.
– Đào tạo ngắn hạn, dài hạn, thuê ngoài được cung cấp cho nhân viên hàng năm,…
Tại sao nên thuê văn phòng uy tín tại Mogi
Nhân tiện nếu bạn đang tìm hiểu về nội quy văn phòng làm việc thì Mogi.vn chính là trang tin vô cùng uy tín, có hàng nghìn tin đăng cho thuê nhà trọ mỗi ngày. Trang rao vặt đăng tin vô cùng chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ môi giới đồng thời thực hiện việc cung cấp nhanh, đầy đủ, kịp thời mức giá bán bất động sản ở nhiều tỉnh thành trên khắp Việt Nam. Từ đó giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng ưng ý và hợp với yêu cầu bản thân. Cụ thể bạn có thể tham khảo qua: https://mogi.vn/ho-chi-minh/quan-10/thue-van-phong
Ngoài ra, trên Mogi có rất nhiều tin đăng tìm văn phòng TPHCM, văn phòng cho thuê quận 7, văn phòng cho thuê quận Bình Tân, văn phòng cho thuê quận 3,…Bạn có thể tham khảo để có thêm nhiều sự lựa chọn khi có nhu cần mở hoặc chuyển văn phòng, từ đó xây dựng được nội quy hoàn chỉnh.
Nội quy văn phòng làm việc chính là cách tổ chức và quản lý nhân viên hiệu quả. Thực hiện nội quy đúng sẽ tạo được tính kỷ luật trong nội bộ tổ chức, đồng thời còn giúp xây dựng thương hiệu, văn hóa công ty.