Khi bạn viết hóa đơn thì không tránh khỏi các trường hợp viết sai thông tin, sai về nội dung hay thậm trí sai tên công ty. Vậy cách xử lý như thế nào bạn hãy tham khảo bài viết sai tên công ty trên hóa đơn để có cách xử lý chính xác nhất cũng như hạn chế được mức thấp nhất trong việc viết sai hóa đơn.
Hóa đơn được đề cập đến trong bài là hóa đơn gì?
Hoa đơn ở đây không phải đơn thuần là các loại hóa đơn bán lẻ, hóa đơn xuất, nhập kho…khi viết sai có thể xé đi rồi viết lại hóa đơn khác. Mà hóa đơn được đề cập đến trong bài này chính là hóa đơn đỏ.
Hóa đơn đỏ hay chính là hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT do Bộ tài chính phát hành. Doanh nghiệp cũng có thể tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
Bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ là bên xuất hóa đơn đỏ, hóa đơn đỏ được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước.
Như vậy, bên mua sẽ có trách nhiệm lưu giữ hóa đơn, hóa đơn đỏ chính là căn cứ để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đồng thời hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh.
Hóa đơn buộc phải có trong việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Và trách nhiệm lập hóa đơn thuộc về bên bán hàng, cung ứng dịch vụ. Bên cạnh đó hóa đơn đỏ là căn cứ kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch toán doanh thu cho doanh nghiệp.
Hậu quả của việc viết sai tên công ty trên hóa đơn và cách xử lý
Trong trường hợp viết sai tên công ty trên hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ không chấp nhận hóa đơn đó. Như vậy, trong trường hợp viết sai tên công ty thì sẽ xử lý như sau:
Trường hợp sai tên công ty nhưng ghi đúng mã số thuế: Căn cứ theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng, quản lý thuế, sửa đổi một số điều về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định.
Trong trường hợp hóa đơn đã lập ghi đúng mã số thuế nhưng có sai sót về tên, địa chỉ người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Do đó, không cần phân biệt hóa đơn đỏ đã kê khai thuế hay chưa kê khai thuế khi xử lý hóa đơn đã lập mà bị ghi sai tên công ty, địa chỉ người mua.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn do hai bên lập phải ký đóng dấu, hai bên mỗi bên giữ lại một bản, biên bản được kẹp kèm với hóa đơn viết sai tên công ty và địa chỉ người mua hàng nhằm mục đích giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.
Trường hợp, hóa đơn ghi sai tên công ty hoặc sai địa chỉ và sai cả mã số thuế. Bên cạnh việc lập biên bản điều chỉnh cho các sai sót trên hóa đơn thì người bán phải xuất thêm hóa đơn điều chỉnh cho các sai sót đó
Các bước xử lý cụ thể trong từng trường hợp
Đối với hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống của quyển hóa đơn:
Bước 1: Tiến hành gạch chéo các liên viết sai của hóa đơn. Cần lưu ý không được xé hóa đơn ra và kê khai bạn chỉ cần gấp tờ hóa đơn viết sai lại trong quyển hóa đơn.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn mới và kê khai hóa đơn mới. Lưu ý trong trường hợp bạn là người mới thì bạn không nên viết trực tiếp vào tờ hóa đơn ngày mà bạn nên viết ra giấy để khí chính xác rồi hãy viết vào hóa đơn.
Đối với hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống:
Trong trường hợp hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống thì lại được chia thành nhiều trường hợp xử lý riêng.
Thứ nhất, hóa đơn chưa được giao cho khách hàng: Thì các liên hóa đơn viết sai sẽ phải gạch chéo. Lưu ý chỉ cần kẹp tờ hóa đơn viết sai trên quyển hóa đơn không được kê khai. Hóa đơn mới được lập và kê khai và hóa đơn mới với hóa đơn viết sai phải được viết cùng một ngày.
Thứ hai, hóa đơn đã được giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai: Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, hoặc hóa đơn lập đã giao cho bên mua, nhưng cả hai bên mua và bán chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, nội dung biên bản thu hồi phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn.
Tiến hành gạch chéo các liên viết sai của hóa đơn đỏ sau khi đã thu hồi hóa đơn viết sai về. Kẹp lại vào quyển hóa đơn hoặc lưu giữ lại và không được kê khai hóa đơn trên.
Cuối cùng là lập hóa đơn mới. Lưu ý ngày lập là ngày hiện tại cùng ngày lập biên bản thu hồi và lợp hóa đơn mới.
Trường hợp hóa đơn đã được giao cho khách hàng và một bên đã kê khai hoặc cả hai bên đã kê khai thì sẽ giải quyết như sau:
Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai (có thể có thỏa thuận bằng văn bản). Nội dung biên bản phải thể hiện được rõ các sai sót, điều chỉnh hóa đơn số, ngày, tháng, năm đã kê khai vào kỳ. Lưu ý văn bản phải có đóng dấu, ký tên của cả hai bên.
Cuối cùng bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh tên công ty của hóa đơn, số, ký hiệu, ngày tháng năm.
Như vậy bài viết trên đã làm rõ được các vấn đề liên quan đến sai tên công ty trên hóa đơn. Từ đó đưa ra được những cách xử lý khi hóa đơn bị sai tên.